Cultures, Langues, Textes - UPS 2259

L’administration de l’UPS se définit par la conjonction de la gestion des crédits, de l’encadrement du personnel ITA, de la gestion et maintenance des équipements et des locaux, de la diffusion de l’information administrative et de l’information scientifique.

Une série de documents administratifs sont produits, certains ponctuellement, d’autres régulièrement : le budget général de l’unité, des inventaires, des notes, des comptes-rendus de réunion ; des documents normatifs, relatifs aux locaux (réservation ; du bon usage de l’occupation des salles) et un règlement intérieur participent de l’organisation de l’espace et du travail des personnes.

Au niveau de l’Intranet de l’unité des formulaires de réservation de salles, de prêt de matériel, de demande d’assistance technique sont consultables.

Les rubriques « Agenda des réunions » et « Vie des laboratoires » de l’Intranet renseignent sur le rythme des activités sises à l’UPS 2259.

Des panneaux d’affichage situés aux deux entrées du bâtiment D de l’UPS permettent la diffusion d’informations, notamment en matière d’ élections, d'activités syndicales, sociales (CAES).

La redynamisation de la communication de l’UPS 2259 se traduit par des sites renouvellés et par la production d’une plaquette de présentation.

Dans le cadre de leurs fonctions, les secrétaires-gestionnaires de l’UPS, déléguées à la gestion des laboratoires partenaires, ont la responsabilité de 2 domaines principaux d’activités : la gestion financière et la gestion administrative de ces mêmes unités. Elles assurent :

le traitement du courrier postal, électronique, affichage
la rédaction de comptes rendus de réunion,
la tenue de l’agenda de la salle de réunion (via le module intranet),
la logistique de colloques nationaux et internationaux (réservations d’hôtels, de salles, gestion des prestations de restauration, de reprographie, agencement des salles, gestion des services techniques susceptibles d’intervenir),
l’organisation de l'accueil des chercheurs ou stagiaires étrangers et suivi de leur relation avec le siège ou la Délégation,
la mise à jour des informations concernant le personnel, les données financières et scientifiques des unités (Labintel),
l’analyse des textes réglementaires et leur mise en application (marchés publics, assurance, notes, décrets…),
la préparation, mise en place et exécution du budget en liaison avec les tutelles (engagement des commandes, suivi des livraisons et des factures, contact avec les fournisseurs), analyse des dépenses, bilan, statistiques, inventaire,
l’engagement et suivi des missions,
la constitution et le suivi des dossiers financiers et administratifs de “ Vacations" et d’"Auxiliaires",
la participation aux rapports d'activité des laboratoires (gestion financière),
l’encadrement des nouveaux gestionnaires affectés à l’unité,
le Tutorat Xlab : une gestionnaire assume la charge de tutrice Xlab pour l’ensemble des gestionnaires de la Délégation Ile-de-France Est,
pour une continuité de service, les gestionnaires de l’UPS sont appelées à assurer, exceptionnellement, en sus de leurs tâches, la gestion de laboratoires en attente de gestionnaire.