La clé est disponible auprès du responsable de l'audiovisuel et un cahier permet de noter chaque passage dans le local, le nombre et le type de documents empruntés ou déposés.

Le local de stockage des archives audiovisuelles est pourvu d'une climatisation comportant un filtrage de l'air. La température et l'hygrométrie sont contrôlées quotidiennement (avec une station météo "Oregon Scientific"). La température est ainsi comprise entre 16° C et 22° et l’hygrométrie entre 36% et 50%.